Để quản lí văn bản và công văn của mình một các chuyên chuyên nghiệp, bạn có thể mua một phần mềm phục vụ nhu cầu của mình hay tự mình thiết kế chương trình Quản lý văn bản đi và đến bằng Excel với một hàm đơn giản

Bước 1: Tạo thư mục Quan ly van ban và thư mục chứa dữ liệu
- Tại ổ C, bạn tạo thư mục có tên là Quan ly van ban.
- Tạo tiếp 2 thư mục con là Cong van di 2008 và thư mục Cong van den 2008 trong thư mục Quan ly van ban vừa tạo

Bước 2: Tạo Giao diện và các Sheet Cong van di, Cong van den
Khởi động Excel và tạo nội dung như hình dưới đây, và lưu lại với tên Danh muc tra tim.xls trong thư mục Quan ly van ban. Đổi tên các Sheet là Danh muc chinh, Van ban di, Van ban den.

 

Bước 3: Tạo các dấu định vị từ tháng 1 đến tháng 12 cho Sheet Cong van di và Cong van den
- Tại ô có tọa độ A6, bạn gõ T1 (ký hiệu của dấu định vị Tháng 1). Tại ô B6, bạn đổ màu vào để nhớ ô này bắt đầu là tháng 1.

 

- Tại ô có tọa độ A9, bạn gõ T2 (Ký hiệu của dấu định vị Tháng 2). Tại ô B9, bạn đổ màu vào để nhớ ô này bắt đầu là tháng 2, bạn cứ để cách ra vài ô và tạo dấu định vị rồi đổ màu đánh dấu cho các tháng tiếp theo đến hết tháng 12.
- Đặt con trỏ vào ô 1001 và gõ vào công thức =COUNTA(B6:B1000) và ấn Enter. Hàm này có tác dụng sẽ tự động đếm số văn bản nhập vào, ở đây tôi áp dụng cho cơ quan trong 1 năm làm ra dưới 1000 văn bản.
- Tại ô có tọa độ B2, bạn gõ Số công văn hiện là.
- Tại ô có tọa độ B3, bạn gõ công thức =B1001. Hàm này sẽ lấy kết quả để cho ta biết số công văn đi hiện là bao nhiêu để đỡ phải tìm. Tiếp theo, bạn đặt tên cho dấu định vị từ T1 đến T12 bằng cách như sau:
- Đặt con trỏ vào ô có tọa độ A6 có dấu định vị là T1, nháy vào Insert\Name\Define, trong ô Names in workbook, bạn gõ T1a, nháy vào Add và bấm OK.
- Đặt con trỏ vào có tọa độ A9 có dấu định vị là T2, nháy vào Insert\Name\Define, trong ô Names in workbook, bạn gõ T2a, nháy vào Add và bấm OK.

 

Bạn cứ làm như thế cho đến hết 12 tháng để tạo dấu định vị cho các tháng.

Bước 4: Tạo liên kết từ Sheet Danh muc chinh của công văn đi tới dấu định vị từng tháng của Sheet Cong van di
- Tại Sheet có tên là Danh muc chính bạn bôi đen ô Tháng 1 của Công văn đi, nháy vào biểu tượng Insert Hyperlink hoặc ấn Ctrl + K.

 

- Tìm thư mục Quan ly van ban, tìm tập tin Danh muc tra tim.xls.
- Nháy vào mục Bookmark, tìm đến mục T1a, rồi bấm OK.
- Nếu muốn hiển thị một dòng thông báo nhỏ khi đưa con trỏ vào một mục, bạn nháy vào mục Screen Tip, gõ thông báo vào ô Sceen Tip text. Thí dụ: Nháy vào đây để tới tháng 1, sau đó bấm OK.
 
- Bạn lại tiếp tục bôi đen ô Tháng 2 của Công văn đi, nháy vào biểu tượng Insert Hyperlink hoặc ấn Ctrl + K.
- Tìm thư mục Quan ly van ban, tìm tập tin Danh muc tra tim.xls.
- Nháy vào mục Bookmark, tìm đến mục T2a, rồi bấm OK 2 lần. Bạn cứ làm như vậy cho đến hết 12 tháng

Bước 5: Thiết lập siêu liên kết từ trích yếu nội dung của sổ để mở nội dung của văn bản cụ thể
Sổ công văn đi chỉ cho phép bạn tra tìm đến trích yếu của văn bản. Nếu muốn xem được nội dung của văn bản đó, bạn phải copy văn bản vào thư mục Cong van di 2008 và tiến hành tạo siêu liên kết. Bạn làm việc này như sau:
- Bôi đen phần nội dung của của Trích yếu nội dung văn bản trong sổ công văn đi.
- Nháy vào biểu tượng Insert Hyperlink, tìm ổ C, tìm thư mục Quan ly van, bạn nháy đúp, rồi tìm thư mục Cong van di 2008 rồi nháy đúp, sau đó tìm tập tin cần mở và bấm OK.

 

Bươc 6: Xóa bỏ các chữ T1, T2... T12 và thiết lập hàm để chương trình tự động điền số công văn đi.
Sau khi đã tạo xong dấu định vị và đặt tên cho dấu định vị, bạn có thể xóa bỏ các chữ từ T1 đến T12 mà không ảnh hướng tới dấu định vị.
- Tại cột A > ô A6, bạn gõ =IF(B6="","",COUNTA($B$6:B6)). Hàm này có tác dụng sẽ tự động đánh số văn bản khi bạn gõ ký hiệu văn bản ở cột B, bạn sao chép công thức của ô A6 này đến ô 1000 của cột A.
- Để chèn thời gian văn bản vào cột ngày tháng văn bản, bạn chỉ cần nhấn Ctrl + dấu 2 chấm.
Bạn có thể phải thay đổi thiết lập ngày tháng năm cho phù hợp với kiểu của người Việt Nam hay dùng bằng cách nháy vào menuStart\ Settings\Control Panel, nháy đúp vào biểu tượng Regional and Language Options, chọn Customize, chọn nhãn Date.
- Trong mục Short date sample, bạn chọn dd:MM:yyyy, nháy Apply rồi OK 2 lần.
- Đối với Sheet Cong van den, bạn cũng làm tương tự, tuy nhiên nếu muốn mở nội dung văn bản đến bạn cần trang bị một máy scan để quét các trang văn bản và lưu lại ở định dạng PDF.
Với một hàm đơn giản và cách làm trên, bạn có thể tạo cho mình được chương trình quản lý công văn đi, đến trong vòng 30 phút mà không phải tốn kinh phí lại mang phong cách riêng của mình.

DƯƠNG MẠNH HÙNG (Hà Nội)
TẠP CHÍ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN e CHÍP